Mitarbeiterbefragung erstellen mit Umfrage Tool 2ask

Mitarbeiterbefragungen können mit den unterschiedlichsten Zielsetzungen erfolgen. Folgende Ziele sind z.B. denkbar:

• Allgemeine Mitarbeiterzufriedenheitsanalyse durchführen
• Stärken und Schwächen des Unternehmens aus der Sicht der Mitarbeiter erfahren
• Weiterbildungsbedarf erheben
• Abschätzung der Notwendigkeit und/oder Akzeptanz von Veränderungen
• Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten erheben
• Identifikation der Mitarbeiter mit Unternehmenszielen und Leitbildern überprüfen
• Gestaltungsideen der Mitarbeiter erhalten
• Unterstützung des betrieblichen Vorschlagswesens
• Anpassung der Arbeitszeit- oder Entgeltgestaltung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter
• Erhebung von Werten und Einstellungen zur Formulierung eines Unternehmensleitbildes
• Überprüfung der Akzeptanz einer neuen Technik oder Methode
• Informationen über Probleme im Bereich Arbeitssicherheit
• Ideen/Innovationsmanagement

Die Entscheidung für die Zielsetzung ist die wichtigste Entscheidung, die bei der Konzeption einer Mitarbeiterbefragung getroffen werden muss. Aus ihr ergibt sich die Fragestellung, die entscheidend für Inhalt und Form der Mitarbeiterumfrage ist.    

Die Inhalte einer Mitarbeiterbefragung können sich je nach Zielsetzung stark unterscheiden. Mögliche Themengebiete sind:

• Fragen zur Tätigkeit bzw. zur Arbeitsorganisation
• Fragen zu den Arbeitsbedingungen
• Fragen zu Entgelt und Sozialleistungen
• Fragen zu Kommunikation und Information
• Fragen zur Zusammenarbeit mit anderen
• Fragen zu Verbesserungsvorschlägen
• Fragen zu Produkten, Ideen, Innovationen
• Fragen zu Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Fragen zum Verhalten des Vorgesetzten
• Fragen zum Unternehmen allgemein
• Fragen zur Identifikation mit dem Unternehmen
• Fragen zu Kundenbeziehungen
• Fragen zur Arbeitszufriedenheit
• Fragen zu demographischen Daten

Bei der Gestaltung der konkreten Inhalte sollte neben der Zielsetzung auch der Umfang der Mitarbeiterbefragung bedacht werden. Ein langer Mitarbeiterfragebogen mit vielen Fragen zu unterschiedlichen Themen kann dazu führen, dass die Bereitschaft zur Teilnahme und somit die Akzeptanz der Mitarbeiterbefragung sinkt.

Zufriedenheit ist ein Konzept, das sich auf den Zusammenhang von Erwartungen und dem Grad deren Erfüllung bezieht. Mitarbeiterzufriedenheit im Besonderen bezieht sich darauf, inwieweit die Erwartungen, die ein Mitarbeiter an seine Arbeit und sein Unternehmen hat, erfüllt werden. Dabei besteht die Mitarbeiterzufriedenheit aus vielen kleinen Aspekten, die sich ausgleichen oder verstärken können. Die Stärke des Einflusses eines bestimmten Aspektes des Arbeitslebens hängt vor allem damit zusammen, wie die Wichtigkeit dieses Aspektes eingeschätzt wird. Werden die Erwartungen bezüglich eines Sachverhaltes, der einem Mitarbeiter sehr wichtig ist, nicht erfüllt, führt dies zu stärkerer Unzufriedenheit, als wenn es sich um einen weniger wichtigen Aspekt handelt. Mitarbeiterzufriedenheit kann einen Einfluss auf die Mitarbeiterleistung haben. Studien konnten zeigen, dass die Qualität der Leistung und darüber hinaus auch die Kundenzufriedenheit mit der Mitarbeiterzufriedenheit zusammenhängen. Daraus ist ersichtlich, dass es für ein Unternehmen wichtig ist, die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu erheben. Mitarbeiterumfragen beschäftigen sich daher oft mit dem Thema Mitarbeiterzufriedenheit. Es herrscht teilweise sogar die Meinung, dass Mitarbeiterzufriedenheit ein Pflichtthema für Mitarbeiterbefragungen sein sollte. Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung kann sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, wenn die Meinungen und Erwartungen der Mitarbeiter ernst genommen und entsprechende Maßnahmen daraus abgeleitet werden.

Mitarbeiterumfragen ...

• liefern harte Daten zu Themen, die sonst schlecht durch Kennzahlen abbildbar sind
• können als Erfolgskontrolle für betriebliche Maßnahmen dienen
• können das strategische Management z.B. im Rahmen von Balanced Scorecard Modellen oder Total Quality Management unterstützen
• verändern das Unternehmensklima und führen zu einer offeneren Kommunikation
• haben einen Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit

Man kann unterschiedliche Formen von Mitarbeiterbefragungen anhand mehrerer Kriterien unterscheiden:

• Anzahl der abgefragten Themengebiete (umfassende vs. spezielle Befragungen)
• Anzahl der befragten Personen (Vollbefragung vs. Stichprobenbefragung)

Bei der umfassenden Befragung werden Fragen zu möglichst vielen relevanten Themenfeldern gestellt. Diese Art der Befragung eignet sich besonders, um einen Überblick über Meinungen und Einstellungen der Mitarbeiter zu erhalten oder für eine allgemeine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit. Solche Fragebögen erlauben allerdings keinen sehr tiefen Einblick in einzelne Themengebiete, da der Fragebogen sonst sehr umfangreich werden würde.

Die spezielle Befragung befasst sich mit einem oder wenigen Themengebieten, beispielsweise nur dem Thema Weiterbildung. Sie erlaubt es, sehr genau auf dieses Thema einzugehen und ist daher besonders hilfreich, um konkrete Veränderungsmaßnahmen zu planen.

Vollbefragungen sind Mitarbeiterumfragen bei denen die gesamte Belegschaft teilnehmen kann. Sofern die Zahl der Mitarbeiter nicht zu groß ist, sollte für Themen, die alle Mitarbeiter betreffen, aus Gründen der Fairness und der Sicherstellung der Anonymität eine Vollbefragung durchgeführt werden.

Stichprobenbefragungen oder Teilbefragungen werden hauptsächlich aus zwei Gründen durchgeführt:

1. wenn das interessierende Themenfeld nur einen Teil der Mitarbeiter betrifft oder nur ein Teil der Mitarbeiter qualifiziert Auskunft geben kann.
2. wenn das Unternehmen sehr groß ist oder nicht alle Mitarbeiter erreicht werden können. Hier ist es sinnvoll, eine zufällige Auswahl zu treffen und dies auch zu kommunizieren, damit kein Gefühl der Ungleichbehandlung entsteht - insbesondere, wenn es sich um einen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit handelt.

Das 360° Feedback ist eine Methode des Feedbacks, die sich vom klassischen Ansatz des Leistungsfeedbacks nur in der Richtung vom Vorgesetzten zum Untergebenen entfernt. Ziel der 360° Analyse ist es, aus möglichst allen vorhandenen Quellen Informationen über die Leistung eines bestimmten Mitarbeiters zu bekommen. Zu diesen Informationsquellen gehören neben dem direkten Vorgesetzten auch Kollegen, Teammitglieder, Untergebene und interne wie externe Kunden. Man möchte also eine Rundumsicht erhalten, daher auch der Name "360° Feedback". Man geht davon aus, dass die unterschiedlichen Informationsquellen unterschiedliche Bereiche der Leistung einer Person beurteilen können.

Genau genommen ist die 360° Analyse also eine Mitarbeiterbefragung (unter Umständen auch eine Kundenbefragung) zur Leistung eines bestimmten Mitarbeiters. Dabei ist zu beachten, dass sich die Fragen je nach Zielgruppe unterscheiden werden.

Da die meisten Menschen ungern eine Beurteilung der Leistung anderer abgeben, weil sie sich nicht dazu in der Lage fühlen oder negative Konsequenzen befürchten, muss man bei der Konstruktion eines Fragebogens für ein 360° Feedback besonders sorgfältig vorgehen. Insbesondere das Thema Anonymität spielt eine große Rolle, wenn man offene und ehrliche Antworten erhalten möchte.

Wichtig ist, bei der Datenauswertung zu bedenken, dass es sich bei den Ergebnissen einer Befragung im Rahmen einer 360° Analyse um besonders sensible Daten handelt. Daher bekommen nur der Beurteilte selbst und sein direkter Vorgesetzter die Ergebnisse. Der Befragte kann dann entscheiden, ob er noch weitere Personen mit einbeziehen möchte, beispielsweise für die Planung von konkreten Veränderungsmaßnahmen.

Bei der Planung und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen sind im Wesentlichen die folgenden Schritte zu beachten:

1. Ziele festlegen
2. Konzeption der Mitarbeiterbefragung
3. Abstimmung mit Betriebsrat
4. Marketing für die Mitarbeiterbefragung
5. Begleitschreiben / Einladungs-E-Mail
6. Feedback an die Teilnehmer
7. Auswertung der Mitarbeiterbefragung
8. Veröffentlichung der Ergebnisse
9. Planung von Maßnahmen
10. Umsetzung der Maßnahmen
11. Ergebniskontrolle/Benchmarking

Einen ausführlichen Leitfaden mit weiteren Informationen, was bei der Erstellung einer Mitarbeiterbefragung zu beachten ist, finden Sie hier.

Ein Beispiel für einen Online Fragebogen für eine Mitarbeiterumfrage finden Sie auf der folgenden Seite:
Beispiel Online Fragebogen Mitarbeiterbefragung

Weitere Beispiele, Vorlagen und Muster für Online Mitarbeiterbefragungen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie sich für unseren kostenlosen Testtarif anmelden.

Verschiedene Praxisbeispiele für Mitarbeiterbefragungen und Mitarbeiterzufriedenheitsbefragungen finden Sie hier.